دفتر الکترونیکی

دفتر الکترونیکی روزنامه و کل یک مبحث جدید است که از اواخر تیر ماه سال 1403 شروع شد. به همین موجب از تاریخ مذکور یعنی از اواخر تیر ماه به بعد ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر به طور سنتی و فیزیکی غیر فعال شد و دفاتر باید به صورت الکترونیکی اخذ می‌گردید.

دفتر روزنامه و کل با شکل و شمایل قدیمی و فیزیکی حذف شده است و به صورت دفتر الکترونیکی روزنامه و دفتر الکترونیکی کل به کار خود ادامه می‌دهد که کلیات و آموزش آن را در ادامه توضیح می‌دهیم. به همین موجب از سال 1404 به بعد و بخشی از سال 1403 باید دفتر الکترونیکی از طریق ورود به سامانه مالیاتی تکمیل و مسترد شود.

دفتر الکترونیکی چیست

هدف از این مقاله، تبیین و راهنمایی کاربران در استفاده از سامانه دفاتر الکترونیکی، به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی و شفاف سازی فرآیندهای مرتبط است. این مستند در راستای اجرا یا الزامات سازمان امور مالیاتی تدوین شده و به کاربران کمک می‌کند تا با نحوه ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه مخصوص دفتر الکترونیکی آشنا شوند و در کل بدانیم دفتر الکترونیکی چیست؟

• هدف سامانه دفتر الکترونیکی : فراهم ساختن بستری به منظور ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی
• کاربران دفاتر الکترونیکی : کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود به صورت الکترونیکی هستند.
• بهره بردار سامانه دفاتر الکترونیکی : سازمان امور مالیاتی کشور
• عملیات اصلی دفاتر الکترونیکی : بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حسابها در بازههای زمانی مشخص مطابق با اطالعات دفاتر روزنامه

• دوره (سال) مالی الزامی برای ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی : سال مالی مرتبط با کلیه دفاتری که پس از 23 تیر 1403 نزد اداره کل ثبت شرکتها  و موسسات غیرتجاری، به صورت الکترونیکی پلمپ شده اند.

  آموزش دفاتر الکترونیکی

  مراحل کلی آموزش دفاتر الکترونیکی مطابق شکل زیر است که هر یک از گام های آن در ادامه توضیح داده میشود.

  

   

  نحوه ورود به سامانه دفاتر الکترونیکی

  کاربران جهت دریافت نام کاربری و رمز عبور ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir وارد شوند سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه  « ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی » را انتخاب نمایند.

  قالب اکسل دفاتر الکترونیکی

  قالب اکسل مطابق شکل زیر شامل اقلام اطلاعاتی می‌باشد که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شوند. این اقلام به ترتیب عبارتند از:

• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• کد حساب تفصیلی
• عنوان حساب تفصیلی
• گردش بدهکار 
• گردش بستانکار
• تاریخ گردش حساب
   

نحوه تکمیل اکسل دفاتر الکترونیکی

قالب اکسل دانلود شده باید مطابق با دستورالعمل تکمیل اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی تکمیل شود. کاربران پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، با صفحه‌ای با عنوان « بارگذاری قالب » مواجه می‌شوند. در این صفحه نحوه تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:

• اطلاعات فقط باید در یک شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستو نها باید مطابق قالب سامانه باشد .
• ستو نهای گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند .
• در هر سطر تنها یکی از ستو نهای گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
• فایلهایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید به فرمت  CSVبارگذاری شوند.
• فرمت تاریخ گردش باید به شکل YYYY/MM/DD باشد. مثال: 1403/12/25
• تاریخ گردش هر سطر یا رکورد باید در محدوده بازه زمانی گردش حسابها قرار داشته باشد، به گونه‌ای که پس از تاریخ
• شروع و پیش از تاریخ پایان این بازه باشد .
• این دستورالعم لها در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

بارگذاری فایل دفاتر الکترونیکی

کاربر باید قبل از بارگذاری، تنظیمات زیر را وارد کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها

• کد رهگیری دفتر پلمپ شده (از لیست قابل انتخاب است)

  موارد مربوط به تنظیمات فایل که کاربر باید مشخص کند در شکل زیر داخل کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

سپس کاربر فایل مورد نظر خود را سامانه دفاتر الکترونیکی بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، رعایت نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته میشوند.
• ترتیب و عنوان ستونها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود و تغییر داده نشود.
• در صورتی که نوع فایل اکسل یا CSV انتخاب شده با گزینه تعیین شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
  پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به عنوان پیش‌نمایش نشان داده می‌شود.
  محدوده مرتبط با بارگذاری فایل و پیش نمایش آن در شکل زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.
   

مشاهده اطلاعات بارگذاری شده دفاتر الکترونیکی

در صفحه اصلی سامانه، کاربر جدولی به نام « تاریخچه بارگذاری اطلاعات » حاوی فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده می‌کند که هر سطر آن شامل اطلاعات زیر میباشد:

• کد رهگیری دفتر پلمپشده
• تاریخ پایان سال مالی
• بازه زمانی گردش حسابها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری
• آیکون دانلود برای دانلود فایل بارگذاری شده توسط کاربر