تحریر دفاتر روزنامه و کل یکی از تکالیف مهم مودیان مالیاتی است که نیاز به مهارت و تجربه مناسب دارد. زیرا عدم تحریر دفاتر به صورت صحیح و بدون اشکال ممکن است جرایم و مشکلات مالیاتی قابل توجهی برای مودی داشته باشد.

این دفاتر نشان دهنده وضعیت تمامی حساب‌های یك واحد تجاری هستند و همچنین یك سند رسمی برای كاهش اشتباهات حسابداری به ویژه در مورد عدم ثبت معاملات یا هرگونه اشتباه دیگر محسوب می‌شوند.

این دفاتر همه جزییات یك حساب را مانند تاریخ، مقدار معامله، مانده بدهكار یا بستانكار و… را به طور واضح و شفاف نشان می‌دهد و در اختیار استفاده كننده آن قرار می‌دهند.

دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه و دفتر کل به دلیل طبقه‌بندی عملیات به ترتیب تاریخ وقوع، دسترسی‌های آتی به آن اطلاعات را تسهیل می‌كنند.

اسناد در دفتر روزنامه و به صورت روزانه ثبت می‌شود و همان اسناد و رویدادهای مالی به صورت تفکیک شده در سرفصل‌های مربوط به خود در دفتر کل ثبت و تحریر می‌شود.

جریمه رد دفاتر قانونی

جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی روزنامه و دفتر کل شامل 20% جریمه می‌شود و 10% هم با توجه به مواردی که باعث رد دفاتر قانونی می‌شود، مشمول جریمه رد دفاتر قانونی می گردد.

تحریر دفاتر باید با دقت بالا و طبق آیین‌نامه تحریر دفاتر انجام شود و اگر اشتباهی در آن رخ دهد باید به صورت صحیح آن را اصلاح نمود تا مشکلی در زمان رسیدگی مالیاتی رخ ندهد.

دلایل رد دفاتر قانونی

1. اگر دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شود و یا فاقد یک یا چند برگ باشد .
2. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز
3. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه
4. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطرها
5. تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده
6. جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده
7. بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی ، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورت حساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حسابها باشد که در اینصورت موجب رد دفاتر نیست .
8. تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تاخیر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرردر ماده ۱۴ و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آیین نامه .
9. عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه .
10. اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتیکه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.
11. در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.
12. عدم ارائه آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آیین نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
13. عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده . ( حتی نانویس باشد )
14. استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل ( با توجه به مقررات ماده ۳ این آیین نامه )
15. عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
16. ثبت هزینه ها و درآمد ها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح اینکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود ، به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی شود.)